> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://hotro-effe.gitbook.io/library/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://hotro-effe.gitbook.io/library/noi-dung-khac/import-excel-vao-phan-mem.md).

# Import excel vào phần mêm

## HƯỚNG DẪN IMPORT DANH MỤC

{% stepper %}
{% step %}

## Chọn chức năng import danh mục từ màn hình nhập liệu

Tại màn hình nhập liệu, chọn nút tam giác ngược ở góc trên bên phải màn hình. Tiếp theo chọn dòng **Import Danh mục từ Excel**.

<figure><img src="/files/7yd0niQkDbqH4B9XMwZx" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Phần mềm sẽ hiện ra bảng **Import Excel danh mục**.

<figure><img src="/files/T8rt6ow5ftV27fx27JVr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Trong cửa sổ **Import Excel danh mục** có các nút chính như sau:

* **1:** Chọn đường dẫn file Excel cần import.
* **2:** Tải dữ liệu cần import vào bảng xem trước phía dưới.
* **3:** Chọn sheet dữ liệu cần đẩy vào phần mềm của file Excel.
* **4:** Phạm vi lấy dữ liệu trong bảng Excel (có thể thay đổi theo thực tế của file Excel).
  * **A5:** Dòng thứ 5 từ đầu bảng Excel.
  * **BL1000:** Dòng thứ 1000 trong bảng Excel.
* **5:** Upload dữ liệu lên máy chủ phần mềm.
* **6:** Lấy mẫu file import của danh mục tương ứng từ phần mềm.
* **7:** Mở rộng phần các chức năng khác của cửa sổ import.
* **8:** Chọn danh mục cần import.
  {% endstep %}

{% step %}

## Lấy mẫu và tạo file Excel

Thực hiện xong bước 1, bấm nút số **(8)** để chọn Danh mục. Tiếp theo bấm nút **Lấy mẫu** **(6)** trong cửa sổ **Import Excel danh mục** để lấy mẫu Excel.

Ví dụ file Excel mẫu của Danh mục Đơn vị khách hàng sau khi xuất thành công:

<figure><img src="/files/QSae7TTpY31JtxInqcF1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Dòng thứ 4:** Tên cột, tương ứng với các cột trong danh mục của PM.
* **Dòng thứ 5:** Mã code định danh cho cột khi đẩy file vào PM.

Các bạn làm file import sẽ điền các thông tin của Danh mục vào file Excel từ dòng thứ 6 trở đi.

{% hint style="warning" %}
**Lưu ý:** Quy tắc mã hình cây khi thực hiện tạo mã danh mục: mã con sẽ chứa ký tự của mã mẹ. Ví dụ: `KH` là mẹ của `KH0001`.

Nếu các mã nằm trong quy tắc này thì sẽ bị nhận là mẹ con và các mã là mã mẹ sẽ không hạch toán được.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
**Note:** Có thể lấy mẫu toàn bộ các danh mục một lần bằng cách bấm vào nút số **(7)** **Mở rộng**, sau đó tích vào **Lấy mẫu toàn bộ**. Tương tự với trường hợp lấy mẫu của toàn bộ chứng từ.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/q3M3PZOsz9zWvbQhZH03" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

## Import file Excel vào phần mềm

Khi đã có file Excel cần import, quay lại màn hình nhập liệu và chọn **Import Danh mục** như ở bước 1.

Sau đó:

* Chọn nút **(8)** để chọn Danh mục cần import.

<figure><img src="/files/zBCUOAVMOnSZAR2FouMz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Chọn nút **Open** **(1)** để chọn đường dẫn đến file Excel vừa khởi tạo.

<figure><img src="/files/cgdRrqCy5ryJC4QwMjau" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Sau khi chọn được file, bấm **xong** để lấy đường dẫn.
* Chọn đúng sheet dữ liệu và bấm nút **Tải dữ liệu** **(2)** để tải dữ liệu danh mục vào bảng dữ liệu.

<figure><img src="/files/ovo6PkFswCSkUxyZ8SzO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Sau khi tải dữ liệu xong, kiểm tra lại dữ liệu tải lên.
* Nếu dữ liệu đưa lên đã đúng hết, bấm **Upload to Server** để phần mềm đẩy dữ liệu vào bảng **Dữ liệu trước khi import**.

<figure><img src="/files/Gxd9lWIAyOZPNk3Cgdi2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Kiểm tra lại dữ liệu một lần nữa. Nếu đã đúng hết thì bấm phím **esc** trên bàn phím hoặc tích vào nút để tắt bảng.
* Phần mềm sẽ hỏi: **Bạn có chắc chắn import danh mục không?**

<figure><img src="/files/GEaWPtLQM7BBZ3jxmMnr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bấm **Có** để đẩy dữ liệu vào phần mềm.
* Bấm **Không** để tắt bảng và thực hiện lại.

{% hint style="info" %}
**Note:** Riêng đối với Doanh nghiệp sản xuất sử dụng cả **Danh mục VLSPHH** và danh mục **Đối tượng chi phí**, khi import cần import cả 2 danh mục với mã và tên giống nhau.

Khi import xong danh mục thứ 2 thì bấm nút **Nối Vlsphh và ĐTCP** để tạo mối quan hệ của mã sản phẩm giữa 2 danh mục trên phần mềm.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

## HƯỚNG DẪN IMPORT DỮ LIỆU PHÁT SINH

{% stepper %}
{% step %}

## Chọn chức năng import dữ liệu từ màn hình nhập liệu

Đối với dữ liệu phát sinh, bạn import dữ liệu thuộc loại chứng từ nào thì vào màn hình nhập liệu và chọn đúng loại chứng từ đó để import.

<figure><img src="/files/0aa3aXwhmwYHJNdA2s9L" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sau khi chọn loại chứng từ, bấm nút tam giác ngược ở góc trên bên phải và chọn **Import dữ liệu từ Excel**. Phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ **Import Excel**.

<figure><img src="/files/13GGuzAzxeHIamMiImC9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Các nút tương tự như bảng Import danh mục.
{% endstep %}

{% step %}

## Lấy mẫu và tạo file Excel

Khi mở được cửa sổ **Import Excel**, chọn **Lấy mẫu** để lấy file import chuẩn từ phần mềm.

<figure><img src="/files/75vPAfmNBFDEX7wCoXC7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tương tự danh mục, trong file mẫu cũng sẽ có:

* **Dòng thứ 4:** Dòng tên cột.
* **Dòng thứ 5:** Dòng code định danh cho cột dữ liệu.

Bạn bắt đầu nhập dữ liệu từ dòng thứ 6.

Cần điền đầy đủ thông tin của một chứng từ: Ngày, Chứng từ, diễn giải, nợ, có, VNĐ…

* Các chứng từ liên quan đến tiền thuế cần điền cả cột **% thuế** và **tiền thuế**.
* Các chứng từ liên quan đến xuất kho cần điền đầy đủ số lượng, tên VLSPHH và kho.
* Các chứng từ công nợ cần chi tiết theo từng đối tượng.
* Các chứng từ liên quan đến nhập xuất kho cần chi tiết theo tên VLSPHH và kho.
* Các chứng từ liên quan đến TSCĐ cần chi tiết theo từng TSCĐ.
* Các chứng từ liên quan đến khoản CPTT cần chi tiết theo khoản CPTT.
* Các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản đầu chi phí **đầu 6** hoặc **154**.
  {% endstep %}

{% step %}

## Thực hiện import

Sau khi chuẩn bị xong file Excel để import vào phần mềm, quay lại cửa sổ **Import Excel** để tiến hành import dữ liệu vào PM.

* Bấm **Open** để chọn đường dẫn đến file Excel, tương tự thao tác ở Danh mục.
* Chọn sheet dữ liệu và bấm **Tải dữ liệu** để đưa dữ liệu lên bảng dữ liệu trên PM.
* Sau khi tải dữ liệu lên, kiểm tra lại dữ liệu đẩy lên xem có thiếu hoặc sai sót gì không.

Một số chức năng khác trong nút **Mở rộng**:

<figure><img src="/files/nBtgD9WRLPy9VFrCX2IA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **BT thêm của C.từ hiện thời:** Dùng cho các chứng từ có sinh bút toán thêm: bút toán thuế, giá vốn, chiết khấu…
* **Convert to Unicode:** Dùng cho các dữ liệu có font TCVN3 cần chuyển đổi sang Unicode.
* **Tự động thêm danh mục:** Nếu dữ liệu có mã và tên danh mục chưa nằm trong Danh mục có sẵn trên PM thì khi import, phần mềm sẽ tự sinh mã trong danh mục với mã và tên tương ứng trong file Excel.
* **Import đầu kỳ:** Dùng khi import số dư đầu kỳ, cần ĐK 1 vế.

Sau khi đã kiểm tra xong phần dữ liệu đẩy vào, bấm nút **Upload To Server** để đẩy dữ liệu vào phần mềm.

Phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ **Dữ liệu trước khi Import**.

<figure><img src="/files/HK7swPHp8rSCvbiRe6E6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Kiểm tra lại dữ liệu một lần nữa.
* Nếu dữ liệu đã đúng thì bấm nút hoặc bấm **esc** trên bàn phím để thoát bảng dữ liệu tạm.
* Phần mềm sẽ hỏi: **Bạn có chắc chắn import dữ liệu không?**

  * Chọn **Có** để đẩy dữ liệu vào phần mềm.
  * Chọn **Không** để thoát thao tác và thực hiện lại.

  <figure><img src="/files/fOQaUQSCw2E8gFwcn2o9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% endstep %}
{% endstepper %}


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://hotro-effe.gitbook.io/library/noi-dung-khac/import-excel-vao-phan-mem.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.